تعریف مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK که به عنوان مرجع مدیریت پروژه در بسیاری از سازمان ها و پروژه های جهان به کارگرفته می شود به شرح زیر است: "مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت، ابزار و فناوری در فعالیتهای پروژه و به فعل درآوردن پروژه از طریق به کارگیری فرآیندهای مدیریت پروژه است."
این استاندارد 49 فرآیند برای مدیریت پروژه معرفی می‌کند که برای مدیریت هر نوع پروژه‌ای کافی است. فرآیندهای مدیریت پروژه بر اساس توالی مفهومی آنها به پنج گروه فرآیندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و پایانی تقسیم بندی میشوند. این استاندارد همچنین فرآیندها را براساس حوزه های دانش آنها به ده دسته مختلف به ترتیب زیر تقسیم می کند. این استاندارد با یکسان سازی ادبیات مدیریت پروژه سعی در کسب نتایج مطلوب از طریق یکپارچه سازی مدیریت پروژه ها دارد.
حوزه های دانشی PMBOK
- مدیریت یکپارچگی
- مدیریت گستره
- مدیریت زمان
- مدیریت هزینه
- مدیریت کیفیت
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت ارتباطات
- مدیریت ریسک
- مدیریت تدارکات
- مدیریت ذی نفعان
فعالیت‌ها و فرآیندهایی که برای شناسایی، تعریف، ترکیب، متحد کردن، هماهنگ کردن فرآیندهای متفاوت و فعالیتهای مدیریت پروژه در گروه فرایندهای مدیریت پروژه، نیاز است.
فرآیندهایی که برای اطمینان از اینکه پروژه شامل همه ی کارهای موردنیاز است؛ و تنها کاری که برای تکمیل پروژه با موفقیت موردنیاز است.
فرآیندهایی که برای مدیریت به اتمام رسیدن به‌موقع پروژه موردنیاز است.
فرآیندهایی که در طرح‌ریزی، سنجش، بودجه‌بندی، تأمین و منابع مالی و کنترل هزینه‌ها درگیر هستند، باعث میشود که پروژه با بودجه مصوب تکمیل شود.
فرآیندها و فعالیتهای انجام سازمانی که سیاست‌های کیفیت، اهداف، مسئولیت‌ها را ارزیابی می‌کند، به‌طوری‌که نیازها برای انجام شدن پروژه را برآورده می‌کند.
فرآیندهای سازمان‌دهی، مدیریت و رهبری گروه.
فرآیندهایی که برای برنامه‌ریزی به‌موقع و مناسب، گردآوری، ایجاد، توزیع، ذخیره و بازیابی، مدیریت، کنترل، نظارت و وضع نهایی اطلاعات پروژه نیاز است.
فرآیندهایی برای طرح‌ریزی مدیریت ریسک در پروژه، شناسایی، تحلیل، برنامه‌ریزی پاسخ و کنترل ریسک در پروژه نیاز است.
فرآیندهای لازم برای خرید یا تهیه محصولات، خدمات، یا نتایج موردنیاز از خارج از گروه پروژه. فرایندها در این زمینه عبارت‌اند از برنامه‌ریزی تدارکات، برنامه‌ریزی درخواست، درخواست، انتخاب منابع، مدیریت قرارداد و خاتمه قرارداد.
فرآیندهایی که برای شناسایی کلیه افراد یا سازمان‌های تحت تأثیر پروژه، تحلیل انتظارات سهامداران و تأثیر آن بر پروژه، توسعه استراتژی مدیریت مناسب برای مؤثر درگیر شدن سهامداران در تصمیمات و اجرای پروژه نیاز است.
با توجه به اینکه در کشور ایران هنوز بسیاری از پروژه ها با رویکرد سنتی مدیریت میشوند هنوز درک صحیحی از لزوم پیاده سازی تمام فرآیندهای PMBOK برای مدیریت پروژه وجود ندارد. در بسیاری از سازمانها نیز مطالعات و فعالیتهایی در راستای تمامی حوزه های دانشی PMBOK، هریک به نحوی صورت می پذیرد ولی با توجه به اینکه فاقد یکپارچگی است عملا منجر به افزایش کارایی و بهبود پروژه ها نمی گردد.
اولین گام برای مدیریت پروژه یکپارچه بر اساس استاندارد PMBOK استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO) میباشد. دفتر مدیریت پروژه شامل یک تیم به رهبری مدیر پروژه است که مسئول تحقق اهداف پروژه است.
پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه داخلی با توجه به هزینه بالای آموزش و یا استخدام نیروی متخصص، عدم نیاز تمام وقت به دفتر مدیریت پروژه و عدم وجود ساختار سازمانی مناسب در شرکتها برای بسیاری از سازمانها امکان پذیر نمی باشد. لذا سازمانها با برون‌سپاری مسئولیت استقرار و هماهنگی دفتر مدیریت پروژه خود، می‌توانند در کوتاه ترین زمان به سطح بالایی از کارایی و شایستگی دست یابند، هزینه‌ها را کاهش دهند و تمرکزشان را بر حوزه اصلی کسب و کار خود قرار دهند.
گروه مهندسی پایدار ساخت فریار با بررسی و مطالعه تجربیات متعدد شکست استقرار صحیح PMO در پروژه های داخل کشور اقدام به ارائه خدمات مشاوره استقرار دفتر مدیریت پروژه پویا (Dynamic PMO) مینماید. در این روش که منحصرا اختصاص به این گروه دارد با بررسی شرایط پروژه یا سازمان مورد نظر سیستم سازی اختصاصی (که در طول زمان به روز میشود) برای پروژه مربوطه انجام شده و استقرار دفتر مدیریت پروژه با بهره گیری بهینه از نفرات و امکانات موجود، زیر نظر کارشناسان عالی و به طور پویا صورت می پذیرد. در این سیستم امکان استقرار دفتر مدیریت پروژه به سه شیوه ی پشتیبان(Supportive PMO)، کنترلی(Controlling PMO) و راهبر(Directive PMO) وجود دارد که بر اساس فرهنگ سازمانی و همچنین نیازهای پروژه، سیستم مناسب اتخاذ خواهد شد.